Büro Defteri kılavuzu

İlk günden günlük kullanıma kadar kısa rehberler. Takıldığınız bir yer olursa burodefteri@gmail.com.

1. Başlarken

1. Büronuz açılır: demo görüşmesinden sonra büronuz ve büro yöneticisi hesabı açılır; e-postanıza gelen bağlantıyla şifrenizi belirlersiniz.
2. Ekibinizi ekleyin: Hesap → Ekip ve Yetkiler'den avukat, sekreter ve stajyerleri e-postalarıyla ekleyin. Her birine davet e-postası gider.
3. Rolleri seçin: büro yöneticisi her şeyi yönetir; avukat dosya ve mali kayıtlarla çalışır; sekreter ve stajyer mali kayıtları görmez, stajyer kayıt silemez.
4. Başlarken listesi: büro yöneticisi Genel Bakış'ta kısa bir kurulum listesi görür (dosya aktarma, ekip, günlük e-posta, telefon bildirimi, şablonlar, UYAP Aktarıcı, yapay zekâ bağlantısı). Yaptığınız adımlar kendiliğinden işaretlenir; listeyi gizleyebilir, Hesap → Başlarken listesi ile yeniden açabilirsiniz.
5. Telefona ekleyin: tarayıcı menüsünden "Ana ekrana ekle" ya da Hesap → Uygulama olarak yükle. Telefonda listeler kart görünümündedir; her bilginin yanında sütun adı yazar.

2. Dosyalar ve müvekkiller

• Dosya türleri ayrı listelerde tutulur: Davalar, İcra Takibi, Değişik İş, CMK-CBS; danışmanlık verdiğiniz şirketler ayrıca. Her türün kendi sıra numarası vardır.
• Bir dosyanın Dosya Detayı penceresinde belgeleri, görevleri, hatırlatmaları, UYAP bilgileri ve ilişkili dosyalar bir aradadır.
• Müvekkil kartında müvekkilin bütün dosyaları ve cari hesabı (ücret, tahsilat, masraf) görünür.
• Dosya hesabı (UYAP veznesi): UYAP'ta dosyanın harç/masraf, gider avansı ya da tahsilat/reddiyat ekranında UYAP Aktarıcı ile Gönder'e basın (ya da tabloyu kopyalayıp Dosya Detayı → Dosya hesabı'na yapıştırın). Yatırılan avans, harcanan masraf, harç ve kalan avans; icra dosyasında tahsilat, reddiyat ve reddiyatı bekleyen tutar gösterilir. Kapanan (ya da UYAP'ta karar/kapalı görünen) dosyada kullanılmamış avans varsa iade önerilir: hüküm kesinleşince mahkeme iadeye kendiliğinden karar verir (HMK m.333), verilmediyse “İade dilekçesi” ile Şablonlar'daki örnekten talep hazırlanır; “Talep edildi / İade alındı” işaretlenebilir. Davalar ve İcra Takibi listelerindeki 💰 İade / reddiyat düğmesi bütün dosyalardaki önerileri listeler. Satır türü UYAP'taki açıklamadan çıkarılır; yanlış görünen kalanı “Kalanı düzelt” ile düzeltebilirsiniz. Aynı bölümdeki Büro hesabı, müvekkilden bu dosya için alınan masraf avansını ve büronun yaptığı masrafı karşılaştırır (masraf ve tahsilat kaydında “İlgili dosya” seçin; eski kayıtlar için Masraflar → 📂 Dosyaya bağla öneri verir, yalnız işaretlediklerinizi bağlar; müvekkil cari hesabında dosya bazında kırılım da görünür): kapanan dosyada artan avans müvekkile iade, avansı aşan masraf müvekkilden istenecek olarak gösterilir. Pazar özet e-postasında da iade ve reddiyat bekleyen dosyalar listelenir; Otomatik görevler'deki “İade / reddiyat görevi” açıksa sorumluya görev açılır.
• Üstteki arama (Ctrl+K) müvekkil, dosya ve kayıtlar arasında hızlı arama yapar.

İcra takibi

• İcra dosyasının Dosya Detayı penceresinde “Takip bilgileri”ne takip yolunu (genel haciz, kambiyo, ilamlı, ipotek), takip ve tebliğ tarihlerini, itirazı ve alacak kalemlerini girin.
• Süreler kendiliğinden hesaplanır: itiraz ve ödeme süresi, haciz isteme süresi (İİK m.78) ve her haciz için satış isteme süresi (İİK m.106, 110). Son günler hatırlatmalara eklenir, günlük e-postaya ve takvime düşer; Görevler → Otomatik görevler'deki “İcra süresi görevi” açıksa son günden önce görev de açılır.
• Güncel dosya borcu: tahsilatları ve dosya giderlerini girin; hesap, tahsilatı önce giderlere ve vekâlet ücretine, sonra faize, sonra asıl alacağa sayar (İİK m.138, TBK m.100). Sonuç tahminidir; kesin hesap icra dairesinin kapak hesabıdır.
• Hacizler ve borçlu varlık kayıtları: haczi türü, tarihi ve durumuyla girin; UYAP sorgu sonuçlarını varlık kaydına yapıştırarak dosyada saklayın.
• Yazışmalar: Şablonlar → “İcra şablonlarını ekle” ile 89/1, maaş haczi, araç ve taşınmaz haczi, satış, yenileme ve dosya hesabı talepleri gelir; “📚 Toplu belge” ile seçtiğiniz dosyaların hepsi için tek seferde UDF üretilir.
• İcra raporu: İcra Takibi → “📊 İcra raporu”: aşamalar, tahsil oranı, dolmak üzere olan süreler, işlemsiz dosyalar ve müvekkil bazında özet; Excel ve PDF olarak indirilebilir.

3. UYAP'tan aktarım

1. Chrome'a Büro Defteri Aktarıcı eklentisini kurun (kurulum ve destek).
2. UYAP Avukat Portalı'na her zamanki gibi girin ve bir dosya açın; eklenti simgesinden Büro Defteri'ne gönder'e basın.
3. Büro Defteri ekranında dosyanın eşleştiği kaydı, müvekkili ve karşı tarafı görüp onaylarsınız; taraflar, safahat ve evrak listesi dosyaya işlenir.
4. Dosya listesinden toplu eşitleme yapabilir, duruşma listesindeki duruşmaları dosya numarasıyla hatırlatmalara ekleyebilirsiniz.

4. Hatırlatmalar, görevler ve takvim

• Duruşma, süre ve diğer hatırlatmaları dosyaya bağlayın. Süre Hesapla tebliğ tarihinden son günü adli tatil ve resmî tatilleri gözeterek bulur.
• Günlük e-posta özeti: büro yöneticisi alıcıları ve kaç gün önceden uyarılacağını seçer.
• Görevler: görevi dosyaya ve kişiye bağlayıp öncelik ve son tarih verin. Tekrarlayan görevler (haftalık, aylık, 3 aylık, yıllık) tamamlanınca bir sonraki dönemin görevi kendiliğinden açılır; herkes kendi görevlerini Genel Bakış'ta görür.
• Otomatik görevler: Görevler → ⚙ Otomatik görevler'de hazır kuralları (duruşma hazırlığı, tebligat, karar, yeni dosya listesi, icra süresi, hareketsiz dosya) açabilir, Kendi kurallarınız bölümünde en çok 10 kural yazabilirsiniz: “şu türde belge yüklenince”, “şu türde hatırlatma eklenince” ya da “dosya kapanınca” → başlığını, son gününü ve önceliğini sizin belirlediğiniz görev; isterseniz yalnız bir dosya türünde (ör. yalnız İcra Takibi). Örnek: dosya kapanınca “Gider avansı iadesini kontrol et”, 30 gün sonra.
• Telefon bildirimi: Bildirim ve Takvim'den açılır.
• Takvim: hatırlatmalarınızı Google Takvim, Apple Takvim ya da Outlook'a abonelik bağlantısıyla aktarabilirsiniz.

5. Belgeler ve KVKK

• Arşiv'e ya da doğrudan dosyaya PDF, UDF, Word ve fotoğraf yükleyebilirsiniz.
• Yüklerken KVKK sansürü önerilir: kişisel veriler tarayıcınızda bulunur, işaretlenir; onayladığınızda belgenin sansürlü kopyası saklanır.
• Belge içinde ara: belgelerin metninde arama yapabilirsiniz; taranmış belgeler metin tanımayla okunur. Okuma da tarayıcınızda yapılır.
• Belgeler yalnız bilgisayarda: büro yöneticisi Ekip → Büro güvenlik ayarlarında “Belgeler nerede saklansın?” sorusuna Yalnız bilgisayarda derse belge dosyaları Büro Defteri'ne yüklenmez. Her kullanıcı Arşiv'deki 📁 Belge klasörü düğmesiyle bir klasör seçer (UYAP Aktarıcı'yla indirilenlerle aynı yerde olması için İndirilenler › Büro Defteri önerilir); belgeler bu klasöre Müvekkil › Mahkeme Esas No düzeninde kaydedilir, bulutta yalnızca künyesi kalır. Sansür adımı aynen çalışır. Belgeyi başka bir bilgisayardan açmak için klasörü ortak bir ağ sürücüsünde ya da büronun kendi OneDrive/Drive klasöründe tutun. Chrome ya da Edge (masaüstü) gerekir. Bu belgelerde belge içi arama yalnız o bilgisayarda yapılır: “Aranabilir yap” belgeyi klasörünüzden okur, metni yalnız tarayıcınızda dizinler, buluta göndermez. ✨ analiz bu belgelerde çalışmaz. Arşiv'den kayıt silmek bilgisayardaki dosyayı silmez.
• Bilgisayardaki evrak: Dosya Detayı'ndaki 💻 Bilgisayardaki evrak düğmesi, belge klasörünüzde o dosyanın klasörünü tarar ve UYAP Aktarıcı'nın indirdiği ama Büro Defteri'nde kaydı olmayan evrakı listeler (eklenti müvekkili bulamayıp “Müvekkili belirsiz” klasörüne indirdiyse orası da taranır). Belgeler bilgisayarda saklanıyorsa seçtikleriniz arşive künye olarak bağlanır (dosya yüklenmez, klasörde kalır, belge içi araması tarayıcınızda yapılır); bulutta saklıyorsanız olağan yükleme ve sansür adımından geçer. Klasördeki dosyalar taşınmaz, silinmez.
• Buluttaki eski belgeleri taşıma: ayara geçmeden önce yüklenmiş belgeler için Arşiv'de ☁ → 💻 Bilgisayara taşı düğmesi görünür (silme yetkisi olanlara). Her belge önce klasörünüze yazılıp doğrulanır, sonra buluttaki kopyası ve belge içi arama dizini silinir; yazılamayan belge buluttan silinmez. Taşıma yarıda kalırsa düğmeye yeniden basmanız yeterli. Belgeler sizin seçtiğiniz klasöre gittiği için ekip ortak bir klasör kullanmalıdır.
• Silinen belgeler: silinen belge 30 gün saklanır; büro yöneticisi Arşiv → Silinen belgeler'den geri yükleyebilir ya da hemen kalıcı silebilir.
• Şablonlar: dilekçe şablonlarınızı dosya bilgileriyle doldurup UDF olarak dosyaya kaydedebilirsiniz. Büro yöneticisi bir şablonu “Yapay zekâ bağlantısına açık” işaretlerse Claude/ChatGPT dilekçeyi büronuzun o kalıbıyla yazar; şablona müvekkil bilgisi yazmayın. Yönetici olmayan biri açık bir şablonun metnini değiştirirse işaret kapanır.

6. Hesaplamalar

Hesaplamalar ekranında süre, ücret ve tarifeler, işçilik alacakları, harçlar, faiz, icra, ceza ve infaz, tazminat ve miras grupları vardır. Sonuç, kullanılan oranlar ve dayanaklarla birlikte adım adım gösterilir; Dosyaya kaydet ile dosyanın notlarına eklenir ve şablonlarda {talep_kalemleri} alanıyla dilekçeye aktarılabilir.

7. Hukuki araştırma

• Karar Defteri: Yargıtay, Danıştay, istinaf ve yerel mahkeme kararları, Anayasa Mahkemesi, kurum kararları (Rekabet, KVKK, BDDK, EPDK, SPK, BTK, Sayıştay) ve GİB özelgelerinde canlı arama. Kaynak, daire, tarih ve esas/karar numarasıyla süzebilirsiniz.
• Kararın tam metnini uygulama içinde açabilir, beğendiğiniz kararları büronuzla ortak listeye kaydedebilirsiniz.
• Kararın sonucu: metni açılan (ya da büronuzda ya da başka bir büroda daha önce açılmış) Yargıtay, Danıştay ve istinaf kararlarının yanında sonuç rozeti görünür: Bozma, Onama, Düzelterek onama, Esastan ret, Kaldırma… Sonuç, kararın hüküm fıkrasından kuralla okunur (yapay zekâ kullanılmaz); emin olunamazsa rozet çıkmaz. Liste üstünde kararların yıllara ve sonuca göre dağılımı yazar. Dayanak yapmadan önce kararı açıp doğrulayın.
• 📋 Emsal olarak kopyala: kararı açın, metinde alıntılamak istediğiniz bölümü fareyle seçip düğmeye basın: “Yargıtay 4. Hukuk Dairesinin 16.02.2026 tarihli, 2025/14484 E., 2026/1583 K. sayılı kararında: “…” denilmektedir.” cümlesi panoya kopyalanır, dilekçenize yapıştırırsınız. Bölüm seçmezseniz yalnız künye kopyalanır. Künye, kararın kendi kaydından alınır. Kaydedilenler'deki 📋 Künye listesini kopyala, kayıtlı kararların künyelerini resmî bağlantılarıyla liste olarak verir.
• Madde atıfları: açılan kararda altı çizili madde atıflarına (ör. “HMK'nın 353”, “TBK m.53”) tıklayınca maddenin güncel metni resmî kaynaktan açılır; kararın verildiği tarihteki metin farklı olabilir.
• 💾 Alıntı bankası: karar metninde bir bölümü seçip 💾 Alıntıyı kaydet'e basın, isterseniz etiket verin (ör. “destek payı”). Alıntılar büronuzla ortaktır; Kaydedilenler'de aranır, tek tıkla künyeli emsal cümlesi olarak kopyalanır ve yapay zekâ bağlantısı da (kayitli_kararlar) kullanabilir.
• 🔗 Atıf yapanlar: açılan Yargıtay/Danıştay/istinaf kararının metninde esas ve karar numarası geçen sonraki kararları arar: emsalin hâlâ izlenip izlenmediğini görürsünüz. ⚖ İlk 10 kararın sonucunu getir listedeki kararların metnini getirip sonuç rozetini ekler.
• Kaydedilenler: her kayıtlı kararı bir ya da birkaç dosyaya bağlayıp etiketleyebilirsiniz; bağlanan kararlar Dosya Detayı'nın Emsaller bölümünde alıntılarıyla görünür. Üstteki kutu künye, etiket, dosya ve alıntı metninde arar; 📄 Emsal listesi süzülen kararları ve alıntıları künye, sonuç ve resmî bağlantıyla PDF ya da UDF olarak indirir.
• 🔔 Takip et: bir aramanın yanındaki düğmeyle aramayı takibe alırsınız (kişi başı en çok 10). Her takip haftada bir Yargıtay/Danıştay'da tarihe göre yeniden aranır; yeni karar yayımlanmışsa e-posta gelir ve Karar Defteri'nin üstündeki Takip ettiğiniz aramalar bölümünde listelenir. İlk kontrol yalnız o günkü kararları “görüldü” sayar. Takibi aynı bölümden bırakırsınız.
• İpucu: tam cümle yerine anahtar kavramlar yazın (ör. "haklı nedenle fesih kıdem tazminatı").

Mevzuat ve Resmî Gazete: Genel Bakış'taki "Mevzuat Değişiklikleri" kartında izlenen kanunlarda değişen maddeler ve son iki haftanın Resmî Gazete'sinden kanunlar, Anayasa Mahkemesi iptal kararları ve büro işlerini ilgilendirebilecek yönetmelik ve tebliğler görünür; aynı bilgiler pazar sabahki özet e-postasına da girer (e-posta bildirim ayarlarındaki mevzuat seçeneğiyle).

8. Yapay zekâ bağlantısı (Claude, ChatGPT ve diğerleri)

1. Büro yöneticisi bağlantıyı açar (Hukuki Araştırma → Yapay Zekâ Bağlantısı).
2. Claude, ChatGPT, Mistral Le Chat, Perplexity, Grok, Cursor, VS Code ya da MCP destekleyen başka bir uygulamanın bağlayıcı ayarlarına Büro Defteri adresini ekleyin ve Büro Defteri hesabınızla giriş yapıp izin verin. Her uygulamanın adımları Hukuki Araştırma → Yapay Zekâ Bağlantısı bölümündedir.
3. Sohbette emsal karar, mevzuat, süre ve ücret isteyin; "takvime ekle", "dosyaya kaydet" gibi işlemler yalnızca siz istediğinizde yapılır. Beğendiğiniz kararı "Karar Defteri'ne kaydet" diyerek kaydedebilirsiniz (isterseniz alıntısıyla ve bir dosyaya bağlayarak); künye ve alıntı karar metninde doğrulanmadan kaydedilmez.
4. ChatGPT Deep Research: bağlayıcı ChatGPT'nin derin araştırmasında da kaynak olarak seçilebilir; Yargıtay/Danıştay kararları ve sorguda geçen kanun maddeleri resmî bağlantılarıyla atıf olarak gelir.
5. Hazır komutlardan Dilekçe denetimi, taslağı kanunun saydığı zorunlu unsurlara (dava dilekçesinde HMK m.119, cevapta m.129, istinafta m.342, temyizde m.364, idari davada İYUK m.3), süreye, harca ve atıflara göre denetler.
6. Taslağı bitirmeden önce "atıfları doğrula" deyin: içindeki kanun maddeleri (yürürlükte mi, kaldırılmış mı) ve Yargıtay, Danıştay, istinaf künyeleri resmî kaynaktan denetlenir. Bir değişikliğin ne zaman yürürlüğe girdiğini ya da derdest işlere uygulanıp uygulanmayacağını da sorabilirsiniz; araç dipnotları, bekleyen değişiklikleri ve geçiş hükmü adaylarını getirir. Anayasa Mahkemesi künyeleri numarayla doğrulanamaz.
7. Bağlantıyı aynı ekrandan istediğiniz an kapatabilirsiniz. Kullanım geçmişini siz ve büro yöneticisi görür.

9. Yedek ve dışa aktarma

Hesap → Verileri dışa aktar (ZIP) bütün kayıtları JSON ve Excel olarak, isterseniz belgelerle birlikte tek dosyada indirir. Listelerin her biri ayrıca CSV, Excel ya da PDF olarak dışa aktarılabilir.

10. Hesap güvenliği

• Bir hesap aynı anda büronuzun belirlediği sayıda cihazda açık kalabilir (varsayılan 2); açık oturumlarınızı görüp kapatabilirsiniz.
• Uzun süre işlem yapılmazsa oturum kendiliğinden kapanır.
• Kim, hangi kaydı ne zaman değiştirdi: Denetim Günlüğü.
• Ayrıntılar: Güvenlik.